Για να κρατάτε απλό αρχείο, φτιάξτε έναν πίνακα ή ένα κοινό έγγραφο με μία γραμμή για κάθε ενέργεια: ημερομηνία, είδος, περιγραφή και πού βρίσκεται η απόδειξη. Αυτή η καταγραφή έχει νόημα όταν παίζετε στο Casino Spinmills, γιατί έγγραφα, συνομιλίες με την υποστήριξη και αλλαγές στα στοιχεία σας συγκεντρώνονται σε ένα σημείο και δεν χάνονται στα εισερχόμενα του email σας.
Στο Spinmills καταγράφετε κάθε έγγραφο που στέλνετε
Ονομάστε κάθε αρχείο με ημερομηνία και είδος
Ο παίκτης που παρακολουθούμε ανοίγει έναν φάκελο στον υπολογιστή του την ημέρα που το ταμείο ζητά ταυτότητα και απόδειξη διεύθυνσης. Δεν αφήνει τα αρχεία με τυχαία ονόματα, όπως «scan» ή «IMG», γιατί ξέρει ότι σε έναν μήνα δεν θα θυμάται ποιο είναι ποιο. Τα ονομάζει με την ημερομηνία αποστολής και το είδος του εγγράφου. Εσείς μπορείτε να κάνετε το ίδιο: ελέγξτε πρώτα στις ρυθμίσεις του λογαριασμού ποιο έγγραφο ακριβώς ζητήθηκε, και μετά αποθηκεύστε το αντίγραφο με το όνομα που θα γράψετε και στην καταγραφή σας. Έτσι, όταν χρειαστεί να βρείτε τι στείλατε, δεν ψάχνετε στα εισερχόμενα ούτε στον φάκελο λήψεων.
Καταγράψτε κάθε επαφή με την υποστήριξη με ώρα και αναφορά
Την ίδια εβδομάδα, ο παίκτης επικοινωνεί δύο φορές με την υποστήριξη για καθυστέρηση στον έλεγχο. Την πρώτη φορά γράφει μόνο ότι «κάποιος μίλησε». Τη δεύτερη, έχει ήδη μια γραμμή για κάθε επαφή: ημερομηνία, ώρα, κανάλι (chat ή email), όνομα υπαλλήλου αν δόθηκε και τον κωδικό αναφοράς της συνομιλίας. Εσείς μπορείτε να κρατάτε την ίδια δομή. Αντιγράψτε τον κωδικό αναφοράς αμέσως μετά το τέλος της συνομιλίας και σημειώστε σε μία φράση τι υποσχέθηκε η υποστήριξη και πότε. Όταν ξαναγράψετε, θα ξεκινήσετε από το σημείο που σταματήσατε, χωρίς να εξηγείτε τα πάντα από την αρχή.
Σημειώστε κάθε αλλαγή στα στοιχεία πριν την αποθηκεύσετε
Στη συνέχεια, ο παίκτης αλλάζει τον αριθμό τηλεφώνου του στα στοιχεία λογαριασμού. Πριν πατήσει αποθήκευση, γράφει στην καταγραφή την παλιά και τη νέα τιμή, την ημερομηνία και το αν η αλλαγή ζητούσε επιβεβαίωση. Ξέρει ότι μια αλλαγή στα στοιχεία μπορεί να απαιτήσει επιπλέον έλεγχο, και θέλει να μπορεί να το αποδείξει. Εσείς μπορείτε να δείτε αν το Spinmills καταγράφει ιστορικό αλλαγών στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, ενώ στους όρους και προϋποθέσεις ελέγξτε ό,τι αφορά επαλήθευση στοιχείων. Όποια αλλαγή κάνετε, καταγράψτε την αμέσως, όχι την επόμενη μέρα.
Η καταγραφή έσωσε τα αρχεία, όχι τις επαφές
Η καταγραφή του παίκτη πέτυχε στα έγγραφα και στις αλλαγές λογαριασμού, γιατί κάθε αρχείο είχε όνομα και κάθε αλλαγή είχε παλιά και νέα τιμή. Αυτό τον γλίτωσε από σύγχυση όταν χρειάστηκε ξανά ένα αντίγραφο. Το λάθος ήταν στις επαφές με την υποστήριξη. Η πρώτη συνομιλία δεν είχε ώρα, και η δεύτερη καταγράφηκε μόνο ως «σήμερα», οπότε δεν μπορούσε να ξέρει αν η υπόσχεση είχε προθεσμία. Έτσι, ξεκίνησε τη συζήτηση από το μηδέν. Δείτε τα δικά σας αρχεία με την ίδια ματιά και κρατήστε όσα λειτούργησαν:
- Γράφετε πάντα ώρα και ημερομηνία, όχι μόνο την ημέρα
- Κρατάτε τον κωδικό αναφοράς κάθε συνομιλίας, χωρίς εξαιρέσεις
- Καταγράφετε την αλλαγή πριν κλείσετε τη σελίδα
- Ελέγχετε μία φορά την εβδομάδα ότι κάθε γραμμή έχει απόδειξη
Τι αλλάζετε από την επόμενη φορά που ζητείται έγγραφο
Την επόμενη φορά, μην περιμένετε να ζητηθεί έγγραφο για να φτιάξετε το αρχείο. Ανοίξτε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο με τέσσερις στήλες: ημερομηνία, είδος, περιγραφή και θέση αρχείου. Όταν στέλνετε κάτι στο Spinmills, συμπληρώστε τη γραμμή πριν πατήσετε αποστολή, όχι μετά. Έτσι η καταγραφή γίνεται μέρος της διαδικασίας και δεν ξεχνιέται. Ρυθμίστε επίσης το email επιβεβαίωσης της αποστολής να μπαίνει σε ξεχωριστό φάκελο, ώστε τα αποδεικτικά να βρίσκονται εύκολα.
Η δεύτερη αλλαγή αφορά τις επαφές. Αντιμετωπίστε κάθε συνομιλία με την υποστήριξη ως υπόθεση με δικό της κωδικό. Μόλις ολοκληρωθεί, γράψτε τι ζητήσατε, τι σας απάντησαν, τι υποσχέθηκαν και πότε. Αν η υπόσχεση δεν τηρηθεί, θα έχετε τα στοιχεία έτοιμα για την επόμενη επαφή. Κρατήστε επίσης ξεχωριστή στήλη για τις αλλαγές λογαριασμού, με την παλιά και τη νέα τιμή, ώστε να βλέπετε μέσα στον χρόνο τι άλλαξε χωρίς να θυμάστε τα πάντα. Ο στόχος είναι ένα αρχείο που μπορείτε να διαβάσετε χωρίς να χρειάζεται άλλος άνθρωπος να σας το εξηγήσει.
Ένα παράδειγμα βήμα προς βήμα για να ξεκινήσετε σήμερα
Φανταστείτε ότι ζητείται ταυτότητα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Αποθηκεύστε το αρχείο με την ημερομηνία και το είδος του εγγράφου.
- Ανοίξτε τη γραμμή της καταγραφής και γράψτε τι ζητήθηκε και από ποια σελίδα.
- Ανεβάστε το έγγραφο στο Spinmills και σημειώστε αμέσως την ώρα αποστολής.
- Όταν έρθει επιβεβαίωση, αποθηκεύστε το email στον ξεχωριστό φάκελο.
- Αν χρειαστείτε υποστήριξη, καταγράψτε τον κωδικό αναφοράς και την υπόσχεση που θα λάβετε.